Wiki-Systeme dienen grundsätzlich dem Zweck, Wissen zu sammeln und zu verwalten. Die Einsatzmöglichkeiten sind vielfältig und von den Zielsetzungen der Betreiber abhängig.
Dienten bereits die ersten Wikis der Softwareentwicklung, kommen sie heute in den unterschiedlichsten Bereichen zur Anwendung. Grundsätzlich können zwei verschiedene Anwendungsmöglichkeiten unterschieden werden: (1) Wikis können zum einen als Werkzeug für geschlossene Arbeitsgruppen, z.B. in Unternehmen, Institutionen und Hochschulen, oder (2) als öffentliche Plattformen in Gemeinschaften, z.B. im World Wide Web, genutzt werden.
In Unternehmen sind Wikis auf dem Weg eine feste Größe zu werden. Im Gartner Hype Cycle, einem Diagramm zur Bewertung neuer Technologien, aus dem Jahre 2009 befinden sich Wikis auf dem Pfad der Erleuchtung (Slope of Enlightenment), in der die Erwartungen an das Instrument wieder steigen. Das amerikanische Marktforschungsunternehmen Gartner prognostizierte den Wikis 2009 noch zwei bis fünf Jahre, bis sie sich vollständig auf dem Markt etabliert haben (mainstream adoption).
Zur Anwendung kommen sie im betrieblichen Kontext heute vor allem im Wissensmanagement, als Unterstützung der Projektarbeit und zur Produktdokumentation in Form von Handbüchern. Im privaten Sektor werden Wikis als kostengünstige Open-Source-Lösungen, z.B. für Lernkurse, in Foren und bei Interessengemeinschaften, eingesetzt. Ebenso kommen sie verstärkt im schulischen und universitären Umfeld zum Einsatz.
Das bekannteste öffentliche Wiki ist die freie Online-Enzyklopädie Wikipedia, die im Januar 2011 auf ihr zehnjähriges Bestehen zurückblickte und seitdem 3,5 Millionen Beiträge in der englischsprachigen sowie knapp 1,2 Million in der deutschen Ausgabe umfasste. Im September 2010 existierten weltweit 16,9 Millionen Artikel, die von rund 1,2 Millionen Mitgliedern, den sogenannten Wikipedianern, gepflegt werden [Ska11].
Von Vorteil ist auch die Verschlagwortung der Seiten. Jeder Seite können Tags zugewiesen werden. Außerdem können letzte Änderungen und neue Seiten aufgelistet werden. Für die letzten Änderungen und letzten Kommentare gibt es ausserdem einen RSS-Feed. Ahnlich wie beim Mediawiki die Diskussionsseiten macht auch die Kommentarfunktion zu jeder Seite sinn. Dadurch können Artikel zuerst kommentiert und diskutiert werden, bevor man größere Änderungen vornimmt.